研讨生会办公室平常使命操持条例

fabushichen: 2020-09-23 10:05:37

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总则

为增强校湘潭大学研讨生会办公室外部操持,增强凝集力与战役力,充实变更研讨生会干部的使命自动性,进步研讨生会干部的思惟憬悟及综合本质,更好地办事泛博师生,确保研讨生会使命有序、高效的停止,特拟定本轨制。

值班详细内容包含宾客接待、德律风接听、物品操持与操纵记实等。    

 

一、根基环境   

 

1.办公室值班支配   

周一至周五轮番值班,值班职员必须按照值班表的挨次定时上岗,不得无端旷班、调班、早退、早退,不然以列席处置。有事离岗不得跨越10分钟,不然以早退处置。若有出格环境须要告假者,需向相干担任人申明环境并递交告假条;如须要调班者,应提早一天与担任人接洽并申明环境,此项使命将归入查核规模。   

 

2.办公室值班时辰(周一到周五)   

上午: 08:00—11:40

下战书: 14:00—17:00(夏日)  14:30—17:30(夏季)    

 

3.值班时代不得在办公室内闲谈、高声鼓噪、随便打闹、坐桌子、吃零食,不得停止打牌、下棋等文娱勾当,要自发掩护好构造抽象;   

 

4.值班职员待人应有规矩,注重使命立场、措辞语气,有各构造单位或小我来操持相干营业时,应自动、自动、热忱、耐烦地接待办事;   

 

5.各值班职员应将各构造或来访职员交来的材料按请求清算并放在响应材料夹中,并做好记实(请求笔迹工致);   

 

6.值班职员必须掩护好办公室统统用品,不得擅自外借任何工具,包含办公用品、办公园地、办公室钥匙等;   

 

7.办公室值班职员应随时注重来客,注重轻重缓急,对使命量很大又不是出格告急的笔墨处置使命,通俗不支配在值班时辰;   

 

8.对率领交代的使命,办公室值班职员要实时赐与回覆。若有出格缘由不能实现,也要实时报告请示进度,反应碰到的题目;   

 

9.值班职员应在下班前实时与下一班值班职员接洽,做好交代使命;   

 

10.未经率领、教员赞成,任何人不得操纵办公室德律风打私家德律风;   

 

11.制止带非研会成员随便收支办公室;   

 

12.研讨生会办公室所统领房间的钥匙任何人不得擅自外借,若有出格环境,必须在确保统统宁静的前提下由值班职员亲身帮其开门,不然由此形成的丧失将究查相干职员的责任;   

 

13.办公室的电脑只能用于研讨生会的相干使命,值班时代严禁小我文娱之用。非研讨生会干部无出格环境严禁操纵办公室电脑或其余物品;   

 

14.实时标准地清算电脑文件文档,不许可在桌面上乱放文档,未清算的文档同一放在姑且文件夹中,不成型的工具要实时删除,只要保留完全版本;   

 

15.研讨生会干部要遵照各项失密轨制,不得随便传布研讨生会外部文件内容和相干事件,以避免影响研讨生会使命的展开;   

 

16.私家物品不许可在办公室随便摆放(如册本、书包、手机等),小我物品应放在值班室的响应地位;   

 

17.值班职员应本着节俭节俭的准绳使命,操纵公用茶杯;不乱打印纸张;倡导纸张双面打印,不许可在办公室打印机上打印大数目的材料;严禁小我在办公室打印与使命有关的材料;   

 

18.每周必须支配值班职员对办公室停止一次当真完全地清算和扫除;   

 

19.值班职员须实时精确清算报纸、刊物、信函和文件等材料;   

 

20.节俭用电,注重宁静,值班职员必须查抄办公室的电脑、饮水机、空调、电灯和门窗是不是已关、办公桌是不是已清算终了等,并实时告诉下一班值班职员,并交代好钥匙。    

 

 

二、使命流程   

 

(一)值班职员注重着装整齐,合适办公场合,并佩带校徽、使命证;   

 

(二)填写值班日记   

1.值班日记要记得很是清楚,笔迹必然要清楚,易于辨认;   

 

2.写嫡期、时辰、值班职员姓名; 

 

3.若有早退、早退、列席、调班等相干环境,必然要写明缘由、代班职员等详细信息;   

 

4.接上去要事无大小地写值班碰到的事,并标明编号。

比方: ×××部分送来×××挂号表; ×××人来过/看过/拿过/借过×××(尽可能写明详细时辰是×时×分);   

 

(三)要搞好办公室卫生状况    

 

1.将办公室的桌凳摆放整齐;    

 

2.确保办公桌、集会桌桌面清洁整齐,包含电脑上也不能有尘埃;  

 

3.清算好各类文件夹,挂号表太多时将过期的放在柜子里;    

 

4.清算好办公桌上的各类表格、办公用品;

 

5.下班前,要注重扫除卫生并倒清洁渣滓桶、关灯、锁门;    

 

 

三、平常礼节   

 

(一)用语标准   

 

1.讲好通俗话。使命职员该当尽力把通俗话作为本身使命扳谈和对外办事中的措辞,增强进修和培训,不时进步本身说通俗话的才能,进步本身本质,建立杰出抽象。   

 

2.倡导文化用语。要用好“请、您、您好、感谢、对不起、再会”等根基文化用语,讲文化、讲规矩,特别在对外办事中要严禁办事忌语。   

 

3.称呼要标准。   

 

4.碰头要彼此问候。碰头大师都要彼此问候,按照环境能够问您好,以问您好,也能够打手式、颔首和浅笑。措辞声响不能太低或太高。   

 

5.费事别人时要说“请”。在敬语中,操纵频次最高的是“请”字。有了“请”字,就标明你不超出别人之上的意义,会使你显得额外有教化。   

 

6.早退时要报歉。先不要为早退辩护,朴拙地报歉: “我早退了,真对不起”。当被问及早退缘由的时辰,再予以申明和诠释,并尽快进入使命状况。   

 

7.受人赞助时应称谢。受人赞助、给别人带来费事或方便、两边合作或合作实现某一件使命,求人或托人办完某一件事、借用别人物品、接管别人办事或获得别人赞助等,应予报答和请安,说声“感谢”、“给您添费事了”、“承蒙您的看护”、“真不美意义”等。   

 

8.别离时应道声“再会”。别离时应抒发彼此间的祝贺,常常操纵的有“再会,接待再来”、 “您走好”、“再会”等。   

 

(二)勾当标准   

 

1.站姿。正式站姿面部朝正后方,不昂首,不垂头,下颚与空中平行,脊背挺直,脖子使劲向上伸长,耳朵比肩部更靠后,肩膀要抓紧,手臂要下垂。收腰,臀部向上抬,但不要往外翘。膝盖并拢,蜷缩,脚根并拢,脚尖之间约分隔一个拳头。   

 

2.坐姿。公然场合落座时,双足要尽可能并拢;把右脚尖向前斜伸出,显得落拓;把脚斜放的坐法能够坚持女性身材平衡的天然美;把左腿翘在右腿上,给人崇高风雅的感受,但不能翘提太高,不然有失风姿;坐沙发不要太靠外面,不然小腿紧靠沙发的边沿,有损雅观。   

 

3.步态。步态该当自傲和火速,自在妥当。详细说来,便是: 下身朴重不动,两肩相平不摇,两臂天然摆动,步幅适中平均,两脚落地一线,以显美好。   

 

4.蹲姿。在取低处的文件或其余物件时,不要哈腰曲背,垂头翘臂,而是两脚稍分,屈膝下蹲,渐渐低下腰部拾取,才显得文雅。   

 

5.养成浅笑的习气。要养成浅笑的习气,对率领、共事、职工、来访者都应如斯。   

 

6.降服不良习气。闭会、对外办事时代听取别人发言要有规矩,不要呈现打哈欠等不良习气;本身科室之外的别的科室有人来访不要在门口看望;与目生人不要夹带外文单词;别当着人面摆弄身材,这儿挠挠,那边抓抓或摆弄头发;下班时代不准吃零食。   

 

7.凹凸楼梯和在走廊里应注重礼节。上楼梯时,男性应先走,下楼梯时,男性应让女性走在前面。在门口、楼梯口、电梯口和其余通道走廊赶上密斯,男士宜侧身站在一旁,让其先行。如在走道里碰到来人时,要向对方悄悄颔首请安,并稍稍侧回身让仆人先走。   

 

8.制止在眼前群情人。该说的话劈面说,不要在眼前群情人,发怨言,更不要窃窃密语,以避免形成共事间干系和睦。   

 

9.控制情感。共事间和与外人交往时,如对方情感冲动,本身该当沉着化解,避免激起抵触。   

 

10.做到彼此尊敬。不管密切、通俗仍是陌生的干系,都要彼此尊敬,措辞和立场都应把握分寸,既不过度密切,也不要冷酷。   

11.当真聆听别人措辞。要细心聆听别人的发言或倡议,不随便打断别人的措辞,眼光该当谛视对方,当真细心地聆听,以示用心和尊敬,不要双手穿插在胸前听人发言。   

 

12.充实听取别人定见。使命上与共事定见不分歧时,不要刚强己见,呈现过激行动。要充实听取对方公道定见,尽力找到配合点,达到分歧,使使命做得更好。   

 

13.把握好扳谈的技能。与别人扳谈,应尊敬扳谈工具,立场要谦和,措辞要文化,给别人充实的发言时辰,不要呈现一声不响、插嘴、抢嘴、说脏话、嘻皮笑脸等不文化景象。   

 

14.呈现过失应道歉。呈现过失,责任在本身的,要坦白地认可失误,不要停止辩护;责任不在本身的,也要容忍,往后另找机遇加以诠释申明。   

 

15.报告请示使命应冗长。向率领报告请示使命,要直接了当、简练、大纲挈领。率领想听你小我设法和定见时该当陈说。   

 

16.不乱动别人的工具。进入别人的办公室,未经许可,不要乱翻乱动别人的物品,更不要顺手借用。   

 

17.手机、寻呼机的操纵切勿影响别人。闭会时代和在歇息室,该当将呼机、手构造闭或调至静音状况。   

 

18.抽烟应注重场合。闭会、接待仆人不宜抽烟,用餐时要过度或控制,不在大众场合抽烟。   

 

19.要讲求诚信。做任何使命哪怕是很小的使命都要讲诚信,做到定时、违约、取信用,确属不能定时达到或赴约时,该当提早奉告。常常早退是不尊敬别人,不规矩的表现。   

 

20.保护大众环境卫生。不顺手扔渣滓,不随地吐痰。   

 

(三)仪表标准   

1.穿戴要得体。穿戴要清洁、简练、开阔爽朗、持重,服装网www.vhao.net色彩不能太艳,格式不要太奇,饰品不要太多,鞋跟不要太高,不准穿背心、短裤、拖鞋下班。 

  

  1. 列席主要场合要穿正装。参与主要宴会、签约典礼、洽商名目,应穿西装,配率领带,不要穿便装和休闲装。  

     

  2. 化装应注重身份和场合。不应在大众场合化装或补妆,不能浓装艳抹,染彩发,涂指甲,女同道不应穿太露、太透的衣服。

       

  3. 注重小我卫生。当令剃头,常常梳理,不留髯毛,穿着净洁得体。使命时代,最好不要吃葱、蒜、韭菜等辛辣食物,避免口生异味。 

      

    5.注重本身的抽象。对外接待中要不卑不亢、落落风雅、萧洒自若、天然恳切。大众场合不要高声鼓噪,不放声大笑,不在远间隔高声喊人。走路不要搭肩膀,脚步要轻,遇急事可加速步调。   

     

    (四)接挂德律风标准   

     

    1.德律风铃响后顿时接。在铃响三遍之前摘机,不然便是失仪;铃响四遍以上,要道歉。   

     

    2.通德律风后要问好。接通德律风后,起首要向对方问好,而后报出本身的办公室及姓名。如: “你好,XX单位XX科小李”。   

     

    3.通话时要和蔼、亲热、得体。通话要融入笑脸的声响,带着浅笑措辞。若对方发言粗暴、脾性很大时,不要以一样的体例回敬,应有以柔克刚的修养。   

     

    4.语速要适中。德律风中发言的速率不可太快,不然对方不轻易听清;语速过缓也不好,轻易使受语方发生腻烦情感。   

     

    5.回覆找人德律风。当来德律风的人申明找谁后,恰好是本身接德律风,应说: “我便是,叨教你是哪位”;当应找的人在,但不是他接德律风时,应说: “他在中间,请稍等”;当应找的人不在办公室时,应说: “对不起,他恰好进来,你须要留话吗”,切忌只说一声“不在”,就把德律风挂了。   

     

    6.本身打德律风时应注重语言。打德律风之前在内心作好清算,德律风接通后不要结结巴巴,丢三落四,要讲得明白,使对方能得方法。一小我占用德律风时辰不能太长,以避免引发别人恶感。   

     

    7.德律风竣事时要讲求规矩。德律风扳谈邻近竣事时,要操纵“费事了”、“感谢”、“再会”之类的规矩用语。若是你是拨德律风的一方,在讲完话后,隔一个呼吸的时辰再放下麦克风;若是你是接德律风的一方,在对方不放下德律风时,不可咔嚓一声就放下。   

     

    (五)待人接物标准   

     

    1.接待来客应自动热忱。待人要自动热忱,落落风雅,不要凉飕飕地接待。对来访者应起立问明来意。如手头忙于其余事件,临时难以分开,应向仆人申明环境,请其稍候,或接洽其余共事辅佐接待。切忌让仆人坐“冷板凳”久长期待,置之不理。   

     

  4. 接待仆人时,妥帖保存好有关文件。有客进门,应将办公桌上的文件、材料合起来;送客分开办公室,要将文件、材料安排好,以避免泄漏或丧失。

       

    3.不要当众几次看表。最幸亏别人眼前不看或少看本身的腕表,不然会使别人误以为你急于脱身。若由于忙或有主要约会,没关系直说,委宛的奉告对方他日再谈,并趁便表现歉意。   

     

    4.不需本身接待,该当令登场。仆人来访时,不需本身接待时,应告诉接待率领或有关职员,将仆人请到恰当的扳谈场合并倒好茶水后识趣拜别。拜别时要向仆人请安。   

     

    5.泡茶礼节。一样的来客中应从身份高的起头沏,如不明身份,则应从上席(即分开门口较远的坐位)起头沏起,泡茶放杯盖时应外面向上。   

     

    6.进屋须拍门。进别人房间时必须悄悄拍门,待听到回覆时才进房门。拍门通俗敲三下,门铃则按一下。陪仆人进率领办公室,也要先敲一下门再进,要注重: 如门往外开,应请仆人进步前辈,如门往里开,要本身进步前辈去,按住门,而后再请仆人进。   

     

    7.先容时要注重规矩。先容仆人与率领,要有规矩地以手表示,而不能用手指指人,更不能用手拍打。先容时扼要申明被先容人地点单位、职务及姓名,先容的挨次为: 先把本单位的率领先容给外宾、外单位的率领;先把身份较低、年数较轻的先容给身份较高、年数较大的;先把男同道先容给女同道。若是是几位仆人同时来访应按照职务凹凸顺次先容,职务不异时,则先先容年数大的。   

     

    8.握手姿式。准确的握手姿势该当是五指齐用,略微一握,并悄悄凹凸动摇,时辰以两三秒为好。双眼谛视对方,浅笑请安。握手之时,掌心向下显得高傲,掌心向上显得谦和,而伸出双手去捧接对方的手更显得谦和备至。通俗来讲,手心向上的伸手体例受人接待,如许岂但亲热,并且文雅风雅。   

     

    9.握手挨次。同仆人、年父老、身份高者、妇女碰头时,仆人、年青者、身份低者、男性应先问候,待对方伸手再握。男女握手不能太重、太久。   

     

    10.伴随仆人的地位。伴随仆人,通俗应请仆人位于本身的右边,以示尊敬;若是本身承当主陪使命,应与仆人并排不能掉队;若是本身属于陪访伴同职员,应走在仆人和主陪职员的前面。走到路口或走廊拐角处,应走在仆人左后方数步的地位,用手表示标的目的,并有规矩的提醒: “请这边走”。进门时自动拉门,请率领、仆人出来。   

     

    11.收支电梯。乘电梯时,看到率领和宾客时应退下一步相让。若是是本身伴随仆人,在有专人办事的电梯里,先让仆人进,达到时也应让仆人先出;如电梯无人办事,本身进步前辈去,再让仆人进,达到则让仆人先出。   

     

    12.递接物品准绳。递接别人的物品时要双手,做到彼此尊敬。

研讨生会办公室财产操持条例 

  1. 办公室财产操持轨制准绳   

 

专人担任,多人监视,标准操持,长效同一,办事别人,节俭高效   

 

二、办公室财产宁静操持轨制   

 

1.增强法制看法,增强宁静认识,进步自我操持、自我束缚、自我提防的才能;   

 

2.要按期查抄办公室门窗、无人保护堆栈的门窗是不是关好(每周一次),主要的办公室要装置防盗门及技防举措措施;   

 

3.健全办公室宁静操持轨制,增强办公室值班职员的宁静保卫责任感;   

 

4.办公室的钥匙不得转交研讨生会干部之外的职员操纵,严禁带非相干职员进办公室,更不许可其在办公室勾留;   

 

5.留意察看办公室交往职员,按划定宁静避免办公室珍贵物品,避免非法份子乘隙行盗;   

 

6.小我的现金、钥匙和珍贵物品等需自行保存,不得在办公室乱放,不而效果自大;   

 

7.按期对办公室所属财产停止清算、记实并做好宁静保存使命;   

 

8.不准在办公室内燃烧杂物、纸张,不准乱接电源,人离时注重封闭电源,当真做好防火使命;   

 

9.主要的文件、材料要实时归档保存,小我寄存文件、材料要妥帖保存,不要乱放乱丢,谨防保密;   

 

10.每学期初,财产操持员应清点办公室统统财物,并按照严重勾当办公用品支付估算,统计估算经费并停止同一采办、发放,支付物品时需按所列财产估算单停止验收署名;   

 

11.办公室财产若有破坏,应实时向办公室财产操持员报告请示。按以下准绳操持补缀或更调手续:    

1)平常性耗损,由办公室操持职员担任补缀或赐与更调;   

2)破坏大众财物,准绳上是谁破坏谁补偿。   

 

12.各办公室的牢固财产,办公室之间不得随便变更,更不得擅自调用。每学期初要对各办公室停止一次周全的财产查抄。   

 

三、办公室办公用品推销、发放轨制   

 

1.研讨生会的办公用品由校研会主席团集合操持,同一推销,按需发放,并设立了财产操持和物品推销操持员,有专人担任财产推销和发放;   

 

2.办公用品报告、支付法式: 主席团成员按照本学期先生勾当的办公用品耗损和操纵环境,在每学期初体例并提报本学期办公用品领用打算,并报率领教员赞成;支付物品时需按所列财产估算单停止验收署名,并做好办公用品支付挂号表。   

 

3.办公用品支付注重事变:    

1)财产发放使命需由办公室财产操持员和物品推销员担任,不得随便发放,如环境告急,需接洽以上职员后获得受权代为处置;   

2)发放后,支付人需细心核实支付物品数目、品质,确保无误后,当真填写办公用品领用挂号表;   

 

四、办公室办公用品借用轨制   

 

1.值班职员严酷按照物品借用挂号表的请求做好借用、偿还挂号;   

 

2.借用单位要爱护借用物品,注重在偿还日期内实时偿还,若有破坏照价补偿;   

 

3.借用单位偿还物品时,值班职员要按照挂号环境停止查抄,并做好挂号;   

 

4.跨越偿还日期还未偿还的物品,值班职员要实时敦促其偿还;   

 

五、办公室办公用品操纵标准   

 

1.办公用品操持轨制   

为增强办公用品操持,标准办公用品领用,进步操纵效力,下降办公经费,特拟定本轨制。   

按照办公用品的性子,将办公用品分为:    

办公装备——办公桌、办公椅、茶几、材料柜等;   

电器装备——电脑、打印机、传真机、德律风、相机、空调、多媒体等;   

办公函具——传真纸、文件纸、具名笔、马克笔、白板笔、铅笔、笔芯、固体胶、液体胶、双面胶、单面胶、泡沫胶、记事本、集会记实本、帐本、铰剪、裁纸刀、尺子、钉书机、回形针、图钉、双尾夹、文件柜、文件箱、文件盒、文件袋、材料袋、笔筒、便条、桌签、手提袋等;   

糊口用品——卫生纸、杀虫剂、茶杯、纸杯、热水壶、毛巾、打火机、果蔬盆、烟灰缸、扫把、拖把、抹布等;   

办公室财产——册本、报纸、杂志、奖杯、奖状、奖牌、声誉证书、题辞、钥匙、团员证、收条、发票、团徽、光盘、硬盘等。   

 

2.办公用品打算   

办公室财产操持员需实时核对办公用品领用打算于办公用品台账和库存,体例办公用品采办打算,经率领教员审签后采办。   

 

3.办公用品采办   

财产操持员和推销员按照审签的办公用品采办打算实行采办,并于新学期第一个月内实现;   

操持员须常常查询拜访办公用品供给商及市场价钱,保障最优性价比和品质。   

 

4.办公用品操持   

操持员须做好办公用品的采办、发放和库存操持;   

操持员须按期或不按期清点,核对台账与什物,保障账实符合;   

操持员须避免办公用品受潮、虫蛀、破坏或丧失,保障办公用品的服从和机能;   

操持员须按照办公用品的耗损或领用环境,肯定和坚持公道的库存品种和数目,以削减资金占用和保障一般操纵。   

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